Regelmatig komen bij het bisdom vragen van parochies binnen over de automatisering van de parochieadministratie. Uit die vragen blijkt soms dat niet alle parochies op de hoogte zijn van de afspraken die daarover binnen het bisdom bestaan. Daarom hier een overzicht van hoe het ook alweer zit met de parochie-automatisering.
DocBase en Exact Online
De R.K.-Kerk in Nederland heeft twee algemene computerprogramma’s geschikt laten maken voor parochieadministraties. Dit betreft de programma’s DocBase en Exact Online. DocBase is een Document Management Systeem, dat is gemaakt door het bedrijf Acanthis in Hardinxveld-Giessendam. Met dit programma is het eenvoudig om informatie en documenten binnen je organisatie te stroomlijnen. Exact is een programma voor de boekhouding.
De combinatie van DocBase en Exact Online maakt het mogelijk om parochies een volledige oplossing te bieden voor zowel de ledenadministratie als de kerkbijdrage-administratie, de begraafplaatsadministratie en de financiële administratie. Bovendien biedt DocBase de mogelijkheid voor de opslag van documenten, e-mails, etc. van leden en overige relaties. Uiteraard voldoen deze programma’s volledig aan de privacywetgeving AVG. Tevens is het in DocBase mogelijk zeer uitgebreide selecties en sorteringen van de parochianen te maken.
SILA
Als extra bijzonderheid mag vermeld worden dat DocBase een koppeling kent met het zogeheten SILA-systeem, waardoor parochianen die tot in de jaren ’90 bij de gemeente bekend waren met de kerkelijke gezindte ‘rooms-katholiek’ door de koppeling van dit systeem met de SILA automatisch gevolgd kunnen worden als ze verhuizen. Op die manier weet je wanneer er parochianen uit je parochie vertrekken of er juist nieuwe parochianen komen wonen. Dit gebeurt onder de voorwaarde dat de verhuizing door betrokkene wordt doorgegeven aan de gemeente en men zich niet expliciet bij de R.-K. Kerk heeft laten uitschrijven. Nieuwe parochianen die nog niet in het bestand zitten, kunnen door de parochie via DocBase bij SILA aangemeld worden.
Gebruiksvriendelijk
Soms geven parochies aan dat ze niet aan deze automatiseringspakketten voor parochies willen deelnemen vanwege de kosten of omdat er te weinig vrijwilligers of andere medewerkers met kennis van zaken beschikbaar zijn. Zowel DocBase als Exact is echter zeer gebruikersvriendelijk en er is een helpdesk voor vragen beschikbaar. Wat de kosten betreft is er een voor de hand liggende oplossing: samenwerking tussen parochies leidt tot concentratie naar één pakket; hetgeen een aanmerkelijke kostenbesparing betekent.
Verplichte deelname
Overigens is het gebruik van DocBase door de Nederlandse Bisschoppenconferentie verplicht gesteld voor alle parochies, mede omdat het systeem pas optimaal werkt als alle parochies steeds hun nieuwe leden toevoegen aan de zorgvuldig opgebouwde database in het SILA-systeem. Helaas zijn er met name in Limburg parochies die hieraan niet voldoen, zodat het systeem intussen duidelijke hiaten kent, met name in de gegevens van jonge katholieken. Dit valt zeer te betreuren , omdat zij de toekomst van onze Kerk vormen.
Exact Online
Bijzonder bij Exact Online is dat er één uniforme jaarrekening is ontwikkeld met uniforme waarderingsrichtlijnen en dat zorgt voor eenduidige verslaglegging. Dit maakt bovendien het in elkaar schuiven van financiële administraties van parochies aanmerkelijk eenvoudiger. Daarnaast is er een koppeling tussen DocBase en Exact Online die ervoor zorgt dat de via Exact Online ontvangen kerkbijdragen automatisch worden geregistreerd in DocBase. Het gebruik van het programma Exact is door het bisdom Roermond eveneens voor alle parochies verplicht gesteld.
Een goede en volledige administratie is een onmisbaar hulpmiddel in een parochie. Het mag daarbij duidelijk zijn dat een zo volledig mogelijke ledenadministratie ook veel voordelen heeft bij de overige administratieve taken in een parochie, zoals het bijhouden van de kerkbijdrage per persoon en bijvoorbeeld het traceren van rechthebbenden bij het beheer van begraafplaatsen. Dat vanuit pastoraal opzicht gezien ‘weten wie je parochianen zijn’ een duidelijk pluspunt is, mag eigenlijk ook geen eyeopener meer zijn.
Helpdesk
Er is een landelijke website beschikbaar met uitgebreide informatie: www.rkk-online.nl
Voor vragen over DocBase is de contactpersoon in ons bisdom: Jos Moonen, tel. 0475-286746, e-mail: j.moonen@bisdom-roermond.nl
Voor Exact Online is de contactpersoon in ons bisdom: Peter Peeters, tel. 0475-386764, e-mail: p.peeters@bisdom-roermond.nl.
Veel parochies hebben begin dit jaar weer meegedaan aan de Actie Kerkbalans. Hopelijk heeft de actie mooie resultaten opgeleverd. Het lijkt er nu weer voor een jaar op te zitten, maar dat klopt niet. Ook in de maanden na de campagne verdient Actie Kerkbalans aandacht. Daarom hier enkele tips:
Stuur een herinnering
Het kan haast niet anders dan dat er parochianen zijn die in de actieperiode hun bijdrage niet hebben betaald en ook geen toezegging hebben gedaan. Sommigen hebben de brief van de parochie wellicht over het hoofd gezien, anderen hebben misschien net een extra zetje nodig. Uit ervaring is bekend dat een herinnering vaak nog veel oplevert. Een telefoontje of persoonlijke brief of mail werkt het beste. Benadruk hierbij dat de bijdrage van iedere parochiaan belangrijk is voor het voortbestaan van de kerk. Op de site van Kerkbalans zijn een voorbeeldtekst voor een brief en suggesties voor een telefoongesprek te downloaden.
Download voorbeeldtekst voor herinnering (brief of mail)
Evalueer Actie Kerkbalans
Nu Actie Kerkbalans achter de rug is, is het belangrijk de actie in het kerkbestuur of de werkgroep te evalueren. Plan een evaluatiemoment in! Het helpt om te zien wat er goed en minder goed is gegaan en waar volgend jaar dingen anders aangepakt zouden kunnen worden. Op de website van Kerkbalans is een praatplaat te vinden met suggesties voor het evaluatiegesprek.
Koppel terug naar parochianen
Voor de komende maanden staat er nog één stap in de Kerkbalans-kalender: de terugkoppeling van het resultaat naar de parochianen. Hoe is de actie in uw kerk of parochie gegaan? Wat zijn de uiteindelijke resultaten? Valt dit mee of tegen? En waar worden de bijdragen de komende tijd aan besteed?
Uit onderzoek dat Actie Kerkbalans de laatste jaren uitvoerde, blijkt herhaaldelijk dat kerkgangers duidelijkheid willen over waar hun bijdrage voor wordt gebruikt. Zorg dus dat u hier transparant over bent! Gevers hebben het recht te weten waar hun geld naartoe gaat, maar het vergroot ook de betrokkenheid bij Actie Kerkbalans. Daardoor zullen zij een volgende keer nog meer geneigd zijn tot geven. Blik daarom terug op de actie in het kerkblad of de digitale nieuwsbrief. Of wijd er een speciale mail aan. U kunt er natuurlijk ook bij de mededelingen voorafgaand of na afloop van een dienst of viering aandacht aan besteden.
In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt een onderscheid gemaakt tussen het bewaren van documenten met persoonsgegevens en het archiveren ervan. De hoofdregel is dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.
Het is daarom belangrijk dat medewerkers en vrijwilligers kijken naar het doel dat een concreet document dient. Heeft het geen praktisch doel meer? Dan moet het worden vernietigd, tenzij het document een functie vervult binnen de archiefdoelstelling.
Bewaren
Het bewaren van gegevens heeft betrekking op het vasthouden van informatie voor een bepaalde periode om operationele redenen. Een voorbeeld van bewaren is te vinden in situaties waar medewerkers en vrijwilligers aanmeldingen ontvangen voor de sacramenten. Het eerste contact wordt vaak gelegd via een contactformulier of aanmeldformulier, waarop persoonsgegevens staan die noodzakelijk zijn voor het leggen van contact in de voorbereiding.
Echter, nadat de viering heeft plaatsgevonden en de registratie van het sacrament heeft plaatsgevonden, heeft het aanmeldformulier zelf vaak geen doel meer. Het bewaren van deze aanmeldingsformulieren na deze periode kan in strijd zijn met de beginselen van gegevensminimalisatie en doelbeperking zoals voorgeschreven door de AVG. Het formulier kan dan dus beter worden vernietigd.
Archiveren
Documenten die niet meer nodig zijn voor de operationele taken in de parochie kunnen soms worden gearchiveerd. Dit is afhankelijk van de archiefdoelen en de archiefrichtlijn die gebruikt wordt om te bepalen welke documenten wel en niet in het archief thuishoren. Een voorbeeld van een document dat een parochie zou willen archiveren voor historische doeleinden, is een parochiekroniek waarin de belangrijkste parochiegebeurtenissen uit het jaar worden opgetekend. Deze kroniek kan gebeurtenissen bevatten zoals speciale vieringen, jubilea, benoemingen, en andere relevante gebeurtenissen die de geschiedenis en het leven van de parochie markeren. Hoewel deze informatie mogelijk niet direct van toepassing is op de dagelijkse activiteiten van de parochie, kan het van waarde zijn voor toekomstig historisch onderzoek en het behoud van de parochiegeschiedenis.
Belangrijkste onderscheid
Het belangrijkste verschil tussen bewaren en archiveren is niet de termijn, maar vooral het doel van de gegevensopslag. Terwijl het bewaren gericht is op het behouden van gegevens voor lopende activiteiten, is archiveren gericht op het veiligstellen van gegevens voor historische en onderzoeksdoeleinden.
In overeenstemming met de AVG moeten organisaties zorgvuldig nadenken over hun bewaar- en archiveringspraktijken en ervoor zorgen dat beide processen voldoen aan de principes van gegevensbescherming. Dit omvat het implementeren van passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens veilig te bewaren en te archiveren, evenals het documenteren van de redenen en procedures achter deze acties.
AVG-Berichtenservice
Op de website van de bisschoppenconferentie worden regelmatig berichten gepubliceerd over de AVG-regels. Parochies en andere kerkelijke instellingen kunnen zich aanmelden voor deze berichtenservice en blijven zo altijd op de hoogte van de juiste AVG-regels.
De volgende personen hebben een nieuwe benoeming en/of eervol ontslag gekregen:
Dekenaat Susteren
De zeereerwaarde heer Lambert Creemers krijgt met ingang van 1 juni eervol ontslag als pastoor van de parochie H. Rafaël. Dat is sinds begin dit jaar de naam van de fusieparochie die ontstaan is uit het samengaan van de parochies van Maasbracht, Stevensweert, Linne, Brachterbeek en Ohé en Laak. De 70-jarige pastoor Creemers gaat met emeritaat. Hij heeft 43 jaar als priester voor het bisdom Roermond gewerkt, waarvan 29 jaar als pastoor van Maasbracht, later uitgebreid met benoemingen in de andere parochies. Onder zijn leiding zijn deze gefuseerd tot één nieuwe parochie. Vóór zijn tijd in Maasbracht en omgeving was Creemers kapelaan in Weert en pastoor in Roermond, Elsloo en Nederweert. Het is nog niet bekend wie de nieuwe pastoor van de H. Rafaëlparochie wordt.
Dekenaat Gulpen
De weleerwaarde heer Marthoma Alexander krijgt met ingang van 1 juli eervol ontslag als kapelaan van de parochiefederaties van Gulpen-Wijlre, Epen-Mechelen-Slenaken en Nyswiller-Wahlwiller-Eys. Kapelaan Marthoma is door de bisschop van zijn thuisbisdom Trivandrum naar India teruggeroepen vanwege het verstrijken van de periode van zijn uitzending naar Nederland. Kapelaan Marthoma heeft vijf jaar als priester in het bisdom Roermond gewerkt en daarvóór een deel van zijn opleiding gevolgd aan het grootseminarie Rolduc.
Oud-rector Frans Schmeits
In zijn woonplaats Hulsberg is zaterdag 16 maart oud-rector Frans Schmeits overleden. Hij is 91 jaar geworden. Franciscus Hubertus Gerardus (Frans) Schmeits werd op 14 juli 1932 in Sittard geboren. Hij trad in bij de benedictijnen in de abdij van Affligem in België. Daar werd hij op 17 april 1966 tot priester gewijd. Hij vervulde in deze abdij de functie van gastenpater. Met ingang van 1 oktober 1975 verliet Schmeits het klooster en werd hij benoemd tot rector van de Hambos- en Lückerheidekliniek in Kerkrade. Op 22 augustus 1985 werd hij geïncardineerd in het bisdom Roermond. Per 24 mei 1992 kreeg hij eervol ontslag als rector van bovengenoemde klinieken en ging hij met emeritaat. De plechtige uitvaartdienst vond plaats op donderdag 21 maart in de kapel van de Missiezusters Oblaten van de Assumptie in Hulsberg. Aansluitend is rector Schmeits begraven op de algemene begraafplaats aan de Wissengrachtweg in Hulsberg.
Oproepen en aanbiedingen van parochies, kloosters of andere religieuze instellingen.
Ambo gezocht
Het parochiecomité van Sint-Joost is op zoek naar een nieuwe ambo. Deze zou meer dan 50 cm breed moeten zijn, omdat de parochie er twee versterkers van de geluidinstallatie in wil plaatsen. De parochie beschikt zelf alleen over een open ambo en is om die reden op zoek naar een dichte ambo, zodat de versterkers netjes weggewerkt kunnen worden. Reacties via parochiekantoor.sintjoost@gmail.com of 06 10 861 710.
(c) Foto: Kerkgebouwen in Limburg - interieur van de kerk in Sint-Joost waar de ambo moet komen te staan.
‘Geloven in de ander. Ieder mens telt mee’ is het thema van de Pinksteractie van de Week Nederlandse Missionaris. Deze wordt dit jaar gehouden van 11 tot en met 19 mei. Het is de bedoeling dat parochies in die periode voor de Pinksteractie collecteren.
Geïnspireerd door hun geloof zetten missionarissen en missionair werkers zich in voor anderen. Dat doen zij altijd en overal ter wereld. In een jaarlijkse campagne rond Pinksteren brengt de Week Nederlandse Missionaris (WNM) hun werk onder de aandacht bij de Nederlandse parochies en andere belangstellenden. De boegbeelden van de campagne van dit jaar zijn de missiewerkers Maria Poulisse en Fera Agricola. Maria werkt al meer dan 30 jaar voor kinderen met een beperking in Colombia. Fera helpt elke dag opnieuw vanuit haar hart de sociaal zwakkeren in Malawi.
Op de website van de WNM is meer informatie over de campagne te vinden en zijn ook materialen voor parochies te downloaden.
“Dat is mooie theorie, maar in de praktijk klopt het niet.” Wie heeft dat niet wel eens bij zichzelf gedacht? Onze idealen kunnen groot zijn, maar in het dagelijks leven is het soms moeilijk om te toe te passen. Hierover gaat de lezing van Academie Rolduc op 26 april.
De filosoof Immanuel Kant (1724-1804), wiens 300ste geboortedag in 2024 wordt herdacht, heeft een klein geschrift nagelaten waarin hij deze ‘Algemeinspruch’, zoals hij het noemt, onderzoekt. Tijdens de lezing onderzoekt filosoof Detlef Rohling aan de hand van Kant of onze menselijke voorstellingen door de feiten worden ingehaald of tegengesproken. Waarom lijkt de ‘weerbarstige’ praktijk – met name in de politiek – de ‘mooie’ theorie steeds in te halen? Of kan het ook anders? Dr. Detlef Rohling is priester van het bisdom Roermond en docent filosofie aan het Grootseminarie Rolduc en het Theologisch Instituut Rolduc.
De lezing van Academie Rolduc begint op 26 april om 19.00 uur in Abdij Rolduc in Kerkrade. Entree: vijf euro, ter plekke te voldoen. Het volledige programma van de lezingenreeks Academie Rolduc is te vinden op www.rolduc.nl of op www.bisdom-roermond.nl/academierolduc of www.bisdom-roermond.nl/kalender. Aanmelden vooraf is noodzakelijk via: academie@rolduc.nl
Het leven in een klooster spreekt tot de verbeelding. Religieuzen wijden hun hele leven aan God. Vanwege de stilte en de bijzondere sfeer in een communiteit trekken veel mensen zich graag een paar dagen terug in een klooster. Voor wie die mogelijkheid niet heeft, maar wel graag kennis wil maken met het kloosterleven wordt op zondag 9 juni weer een Open Kloosterdag gehouden.
Enkele tientallen kloosters in het hele land openen dan hun deuren. De zusters, paters en broeders nodigen van harte uit voor een bezoek. Zij vertellen hun verhaal: wie zij zijn, wat zij doen en waarom ze kiezen voor een leven in dienst van God en mensen. En ze luisteren ook graag naar het verhaal van de bezoekers. Het thema van de Open Kloosterdag luidt daarom: Wat is jouw verhaal?
Limburg
Ook enkele Limburgse kloosters doen aan deze dag mee. Dit zijn in ieder geval: de paters camilianen in Roermond, de zusters Onder de Bogen in Maastricht, de benedictijnen in Vaals (Mamelis), de liefdezusters van het Kostbaar Bloed op de Windraak (Sittard) en de kleine zusters van de H. Joseph in Heerlen. Hier kunnen nog andere kloosters bij komen. Meer informatie over de locaties en de programma’s is vanaf mei te vinden op de speciale website van de Open Kloosterdag.
Mgr. Everard de Jong vierde op zondag 7 april dat hij 25 jaar geleden tot bisschop werd gewijd.
Na een mis in een volle kathedraal volgde een zeer drukbezochte receptie in TheaterHotel De Oranjerie.
Bekijk enkele sfeerbeelden van die dag.
Foto's: Irene Wilms en Bisdom Roermond
Op deze 4e zondag van Pasen wordt de televisiemis van KRO-NCRV uitgezonden vanuit de H. Hartkerk in Roermond-Oost. Het is vandaag ook Roepingenzondag.
Lezing over de bijdrage van het monastieke leven in de Kerk van vandaag door zuster Mary Amata O.P. voor leden van de Diocesane Pastorale Studiegroep (voormalige DPR).
Op deze donderdag viert de Kerk het hoogfeest van de Hemelvaart van de Heer.
Op Hemelvaartsdag en op vrijdag 10 mei zijn de kantoren van het bisdom Roermond gesloten.
